今年暑假,胖卡團隊首度在華碩文教基金會ADOC亞太數位機會中心的支持下,跨出台灣,前進越南,進行服務交流;在越南當地我們與至善基金會越南順化工作站合作,走入越南中部順化地區的偏鄉小學,教導小朋友認識電腦網路與數位相機等基礎知識。 此外,我們也結合自身聯合勸募數位應用輔導計畫的經驗,特別為工作站的夥伴安排數位應用課程,工作站的夥伴大多為中文系出身,許多工作上應用到的電腦能力其實都是在接觸業務後才慢慢的摸索學習出來,其實我們在出發前其實就發覺了一些可以調整的工作方式。 從三月開始,我們便開始與至善基金會的夥伴聯繫,我們也運用了免費的Google Hangout(註一)服務開了幾次越洋的多方視訊會議,在會議後,我們設計了一份簡易的電腦學習狀況與需求調查表,請工作站的夥伴協助統計我們這次預計前往的三所小學的學童是否擁有電腦與數位相機的使用經驗。
運用Excel做的Word表格(點圖可以放大)

資料分散在多份的Excel表格中,無法掌握全部學校的數據

在與工作站同仁討論上面的文件彙整方式時,我們發現同仁們將統計資料分為三個資料夾,每個資料夾內又分為老師與學童的Excel表,但每份Excel表格的格式其實都是一樣的,這讓我們驚覺同仁們其實在將這些資料蒐集並整理時其實花費非常多的時間,比較好的方式其實是運用兩份總表分別統計老師與學童,而每所學校的老師只要協助將統計資料鍵入,後續的分析與至表就能夠更快速,所以我們在課程中加入了Google表單(註二)的教學,期待工作站的同仁日後彙整資料時能夠嘗試運用新的方式來蒐集資料。

 IMG_4524

透過雲端儲存服務簡化傳輸大型檔案的流程

在訪談的過程中,我們也相當好奇工作站同仁是如何與台灣總會進行資料交換…(身為重度網路使用者,我對於越南固定網路頻頻斷線感到相當焦慮)工作站同仁表示在交換大型檔案或照片時,除了使用skype傳檔之外在來就是運用email寄送,常常面臨寄送到一半就斷線整個重來,或者附件檔案過大導致無法寄送的問題,為此我們安排了Dropbox教學(註三),在課程現場實作中我們申請了一組工作站公務Dropbox帳號,並且運用邀請的方式,讓每位同仁申請自己的私人帳號,以擴充公務帳號的容量。

IMG_0218

小結:加速資料處理時間並優化流程,服務更多人

透過訪談與觀察實際的電腦使用狀況,我們思考:「如果是我,這件事情可以怎麼更快的被完成?」,搭配的是各式(盡量)免費的軟體或Web 2.0服務來嘗試解決問題,胖卡從不反對花錢設計系統來解決問題,但在決定花錢之前,免費的其實可以加減用用看,對於許多跟胖卡一樣的中小型非營利組織來說,這都只是解決各式問題的起點而已,我們期待這次的課程能夠讓工作站的夥伴開始嘗試稍微的改變工作流程,提昇服務效率,讓更多需要被幫助的人能夠更快速的獲得幫助。

 

註一:什麼是Google Hangout Hangout可以讓我們在不花錢的情形下,直接進行多方視訊語音會談,也可以分享彼此的桌面畫面,登打線上會議記錄等等,Hangout還有與Google行事曆整合,可以在行事曆上的會議事件直接新增相對應的Hangout虛擬會議空間並且透過邀請的方式將會議事件直接顯示在每位與會同仁的私人Google行事曆上,胖卡位於北部與南部的同仁便是運用兩份不同的線上行事曆進行行程的協調管控。 相關教學請搜尋「google hangout 教學」 註二:什麼是Google表單 Google表單是Google雲端硬碟的服務中免費的線上表單設計功能,透過填寫並提交設計好的表單,Google可以將其彙整為一份線上的試算表文件,再透過分享與共用的方式可以立即的提供內部同事或外部網友編修或查閱的功能,一般常見於活動報名或滿意度問卷調查等文件應用。 相關教學請搜尋「google表單 教學」 註三:什麼是Dropbox Dropbox是一間專門主攻雲端資料儲存的公司,免費的帳號容量為2G,只要簡單的申請與設定即可同步電腦內任意資料夾的檔案文件,沒有檔案大小雨數量的限制,還可透過邀請朋友使用獲得最多16GB的額外空間紅利,雲端資料可設定公開或共用兩種共享模式,在辦公室的內,不同電腦內相同的資料還可運用區域網路進行同步(Lan Sync),節省寶貴的聯外頻寬。 相關教學請搜尋「dropbox 教學」