位於台中市區的甘霖基金會除了提供長輩送餐服務外,也成立了樂多家園柳川家園兩個據點提供專業的日照服務,其中樂多家園專門服務失智症的長輩,柳川家園提供輕中度失能或失智長輩的混合服務。

整合護理記錄與社工記錄

胖卡在聯合勸募的支持下來到了樂多家園,在訪談過程中,嘗試了解工作流程有何可運用電腦改善之處,樂多的主任與我們娓娓道來他們每半年會請志工協助將樂多服務的所有長輩血壓資料製成折線圖,搭配其他質性描述長輩學習狀況、與人互動等資料,整合成一份半年報給家屬;另外樂多的同仁每個月也須統計每位長輩的出缺勤與交通車搭乘狀況,再依照不同身障別與低收入戶等資料提報市府申請相關補助,我們看到了電腦可以幫上忙的地方。

運用血壓記錄串聯護理記錄與出缺勤記錄

每天量完血壓,護理師會手寫份資料表,血壓記錄可能出現 四種狀況:

  1. 正確的血壓值
  2. 長輩事先請假沒來
  3. 突然蹺課沒來
  4. 有來但是心情不好不讓護理師量血壓

每到月底,社工與行政人員會參考這份資料表,陸續統計出本月份出勤天數,製做後續收費表格與提交市府補助清冊等作業。

我們發現不管是表格的使用或工作執行流程皆穩定且持續進行,我們於是有了初步的構想:

既然量了血壓代表長輩有到,那在血壓記錄登打進電腦時,相關的統計理應可以立即完成

 

放棄Google試算表回頭改用Excel

在開發測試的初期,我們評估過是否要讓這份表格放在Google試算表作為線上共用文件,但,在試做的時候發現我們遇到了技術限制:「每張工作表內只能存放ㄌ256欄的資料」 ,樂多的需求是工作表一年需要記錄至多60位長輩的資料,開發時,一位長輩需要耗費6欄來做記錄,60位長輩則要360欄,輕鬆(?)突破規格上限…我們只好回過頭來研究Excel的規格,發現Excel 2003也只能存放256欄,還好,2007以後的版本可以存放16384欄,我們一邊開始開發相關表格自動化函式,並提醒樂多家園的夥伴要更新軟體,最後,我們成功的紀錄了超過20位長輩的資料並且能夠自動製做長輩出缺勤記錄表、交通費補助統計表、護理記錄表等相關資料。

胖卡與非營利組織

胖卡在聯合勸募的支持下走訪台灣中南部地區的中小型非營利組織,期待透過「數位家教,到宅服務」的方式,調整組織同仁的工作流程、運用各種唾手可得的 Web 2.0數位工具,解決工作上面臨的各式資料統計、彙整、交換等等的問題。