之前提過愛德婦女協會的修女與夥伴們學習使用Dropbox來解決不同據點間的資料交換問題,在基礎的工具導入之後我們與愛德的合作邁入第二階段:資料表格彙整。

Google雲端硬碟的表單功能協助資料輸入

我們在觀察愛德的夥伴使用Dropbox解決資料交換的問題後,我們將問題討論的重點轉到了資料的輸入與自動統計,我們在訪談中,常會請夥伴將所有工作中使用到的表格全數拿出,一個一個與我們分享使用方式、流程與時機,我們思考著運用資訊工具從中榨出時間,提昇效益的同時,通常會先鎖定其中一份檔案或表格作為導入標的,每年愛德的個案諮詢單每個據點的數量大約在700份左右,資料的統計又分別分成每月、每季、每年等不同方式,夥伴往往到了年底才會看著整疊的資訊單發愁,從中我們思考,是否有辦法從資料輸入的方式進行調整,建構完整的諮詢單原始資料庫,後續才可以在需要統計的時候進行更進階的資料加總與統計,所以我們運用Google雲端硬碟提供的表單功能,將現有的諮詢單表格改為線上填寫的方式。

 

智慧型手機與平板皆可作為資料輸入的裝置

在表格資料經過格式調整,雲端建置後,我們在課程中引入的平板電腦作為其中一種資料輸入的終端裝置,很多非營利夥伴都在想著這些智慧型手機或平板電腦要如何應用在工作上,我們的建議是這樣的觸控裝置作為一種工具選想,特別適合提供給不擅長鍵盤打字的人用來輸入資料,年輕且對於數位應用服務與裝置上手速度的同仁比如說社工助理,則應分擔初期介面建置的工作,社工提供表格架構諮詢,主管帶頭使用並且了解裝置對於組織所創造的優勢,以便在日後撰寫計畫或採購硬體的時候可以評估採購一到兩台平板電腦作為公務機放在辦公室供同仁使用。

 

胖卡與非營利組織

胖卡在聯合勸募的支持下走訪台灣中南部地區的中小型非營利組織,期待透過「數位家教,到宅服務」的方式,調整組織同仁的工作流程、運用各種唾手可得的 Web 2.0數位工具,解決工作上面臨的各式資料統計、彙整、交換等等的問題。