財團法人台灣肯納自閉症基金會,主要提供肯納症的青年包括教育、醫療、職業訓練、生活養護等多元服務,胖卡在聯勸的支持下走入了這個位於陽明山上的肯納園。

調整商品接單流程

肯納園的夥伴有使用Google 雲端硬碟的試算表來處理目前各式訂單的原始資料,而在接到訂單後,需分別依照需求手寫一張「大單」與「小單」分別作為出貨與結帳之用,當訂單數量暴增的時候往往光接電話就接到手軟,還要一直手寫各式表單使得工作同仁疲於奔命。胖卡在此時透過聯合勸募的數位應用輔導計畫進入組織,我們與肯納園的夥伴透過數次的訪談與溝通了解到其實這中間有許多流程是可以透過電腦來自動完成的,在原本的接訂單管理方式不做太大變更的前提下,我們提議可以將「大單」與「小單」試著用Excel的函式技巧進行自動化。

運用Excel函式幫一點小忙 

在觀察過原本的訂單表格設計後,我們發現其實肯納園的夥伴已經將所有大小單需要的資料都有數位建檔,這是他們非常大的優勢,在函式開始撰寫之前相關的資料輸入已經非常穩定的在執行,我們運用簡單的Excel函式如:Vlookup、ISNA、Indirect等,將原本的大小單上需要出現的內容重新設計為一頁A4紙大小,一式四聯的大單,肯納園的夥伴只需輸入訂單編號即可將資料自動帶入四聯單中,接著就可以將聯單列印出來交給產線,減低人員抄寫的負擔,四聯單的設計分別作為以下四種用途:

  1. 行政單位留底存查
  2. 手工皂產線製作存查
  3. 烘焙品產線製做存查
  4. 出貨核對

數位工具與資訊邏輯何者重要?

在胖卡的服務經驗中,我們慣用的方式會引導每位非營利組織的同仁先從簡單的數位應用工具入手,熟悉工具後可以減少一些資料交換與溝通的時間,待工具使用熟練後,我們才會進一步的討論資訊邏輯,發掘工作中哪些文件是可以運用函式、調整格式或者調整工作流程來進行進一步的效率提昇,以肯納園的例子我們可以發現數位工具的使用對於每位同仁來說都是一個基本的技巧,我們在走訪許多中小型非營利團體時,大家往往會對於資訊共具有過多美好的想像,總覺得只要導入的某個系統或使用某種工具就可以一勞永逸的解決目前面臨的種種資料統計的問題,在我們的經驗中,工作流程的調整才會是可長可久的工作效率提昇,藉由引導組織每一位同仁一同參與,我們共同帶領組織一起往上邁進一步。

胖卡與非營利組織

胖卡在聯合勸募的支持下走訪台灣中南部地區的中小型非營利組織,期待透過「數位家教,到宅服務」的方式,調整組織同仁的工作流程、運用各種唾手可得的 Web 2.0數位工具,解決工作上面臨的各式資料統計、彙整、交換等等的問題。