位於屏東縣東港鎮的海口人社區經營協會長年來專注於服務新住民姊妹,近年來也服務也漸漸延伸到新住民家中的其他成員如小孩或長輩等,協會的總幹事- 曾牧師,一生奉獻給屏東地區的外配姊妹,令我們感到相當敬佩。

蒐集橫跨7個鄉鎮服務資料

在我們首次來到海口人時,我們問了一個問題:

請問資料統計的時候最痛苦的是計算哪種文件?

曾牧師不經思考的立即回答,三千名姊妹的外訪資料計算!

由於屏東地區的幅員廣大,新住民的普查分為幾個地區,各由不同的單位負責,海口人負責的是包含東港琉球新園佳冬林邊崁頂南州等七個鄉鎮。外訪的工作是有社工負責設計外訪表格,並交由多組多元人力進行地毯式的訪查,一年大約會有三千筆的資料產生,後續並也會由多元人力協助進行數位化建檔的工作,資料龐雜不說,訪談時還會面臨新住民姊妹不想告知或提供假資料的現象。

訪談完畢後紙本資料將依照鄉鎮分別建檔收存,海口人的主任-牧師娘,也會為了取得統計數據,在結案的時候頻頻加班趕工,產製各式報表。

 建構雲端資料輸入表單加速建檔流程

我們了解到資料的龐大與統計的壓力後,建議曾牧師可以使用Google雲端硬碟的表單功能,建構一個前台資料輸入表,這樣資料的建檔就不會散落成許多的Word檔案,Google表單更提供簡單的統計報表產製功能,再資料建檔完畢後即可立即產製相關圖表。

在協助調整訪視表格、設計雲端表單後,我們便安排了一次數位應用課程,邀請牧師、主任、社工、多元人力等各職位同仁一同參與,在課後社工需具備表格設計與後續統計的操作技巧,而多元同仁則協助基礎的紙本資料前台輸入建檔的作業,在課後,我們相隔一個月又回到海口人的時候我們驚訝的發現表單內已經鍵入超過一千筆的資料,在未來,牧師希望能夠讓訪視人員在出門前可以先查詢今天要訪查的對象上次訪查的建檔資料,希望能針對資料不足處或詢問較可能改變的題項如:手機、子女教育狀況等進行深入訪查,減少問題詢問重複問題的比例,期待資料的準確度能夠在向上提昇。

胖卡與非營利組織

胖卡在聯合勸募的支持下走訪台灣中南部地區的中小型非營利組織,期待透過「數位家教,到宅服務」的方式,調整組織同仁的工作流程、運用各種唾手可得的 Web 2.0數位工具,解決工作上面臨的各式資料統計、彙整、交換等等的問題。