輔導訪視關注工作流程與電腦的互動

胖卡在聯合勸募的支持下走入中南部將近50個中小型非營利組織,我們在服務的過程中逐漸的歸納出一些策略可以給每一個想要運用資訊工具改善工作效率的組織。

很多組織第一次與我們接觸的時候最常問的問題就是:

有沒有一個套裝軟體或系統可以解決我們的全部需求?

比如說:「社工資料管理需求」、「會計帳務管理需求」、「主管績效查核需求」、「資料備份復原需求」…等等,我們必須老實的說,並沒有一套又快又便宜又好(在其他領域有人發出不平之鳴 http://goo.gl/SIWe46 )的解決方案,那究竟該如何是好呢?

讓我們先來看一下我們拜訪台東縣愛德婦女協會的時候遇到社區的阿嬤正在學電吉他的畫面。(岔題了…XD)

數位應用課程聚攏組織同仁一同改變

胖卡計畫的共同創辦人- 徐子涵先生說過: ( http://goo.gl/SDF8t )

非營利組織內,若只有一位對 ICT 有概念且在實務上有經驗的人,這幾乎就是註定這個組織的資訊和通訊水平,只會停留在所有人加總後的低標。

我們在進入每個組織的時候,在初期的溝通時我們除了了解工作流程與文件的彙整統計方式外,我們也會嘗試與同仁們溝通,特別是原本電腦就比較不擅長的同仁們,如果再課程與工具的導入時,組織指派那些電腦最厲害的人與我們共同討論,這樣處理的風險是,一旦這位同仁離職,整個組織的進度就幾乎歸零了,是故,我們除了會讓學習的目標盡量簡化並且希望盡量讓每位同仁都有機會在工作中練習,我們也會要求且鼓勵組織每位同仁都要在不同階段加入我們的討論,因為:

建構資訊系統,在座的每一位同仁都必須成為系統的一部分。

解決「人」的問題而不是「技術」問題

有時候我們會聽到一句話說:

「你們年輕人/小孩子電腦比較厲害,我學不來啦」

胖卡的初衷,是運用唾手可得的硬體工具,比如電腦或筆記型電腦或平板;加上各種網路服務或軟體,比如Google提供的各式服務或者微軟的Excel;解決一個小問題,可能是提昇組織同仁資料交換效率,調整資料統計的方式提昇工作效率。這些工具都不難,難的是怎麼找到穩定且持續的練習契機,其實一切都是熟能生巧,久沒用就會忘記,我們會鼓勵與要求每位上課學員必須找到自己使用電腦的動機,找到東機後加上反覆的練習,沒有什麼事情是學不起來的,我們的工作是協助每一位上課學員在學習過程中找到自己的使用動機,因應那個動機來設計課程內容,期待讓每位學員都有改變一點點,大家一起變厲害一點點,那組織就會往上邁進一個階段,縱使人員更迭,工作模式會被留下,新人加入也可以隨時找到人詢問,當工具真的內化到組織並且發展出組織自己的運用策略時,胖卡就會往下個單位移動,繼續我們的綠程。