2011年末舉辦的三場iNPO非營利組織數位應用講座(如果你錯過了上禮拜的自閉症總幹事經驗分享,請到此補課)台南場我們請到了在地的台南市聲暉協進會的余孟芸社工來跟我們分享組織導入Gmail的經驗與心得,在胖卡與聲暉接觸之後我們發現社工還是使用傳統的Outlook軟體在收發電子郵件,但是這會有幾個問題,首先信件收進辦公室的主機後將會從伺服器刪除,如果今天離開辦公室,就沒有辦法很方便的利用其他的筆記型電腦看到信件,另外存放在單一電腦也會有故障的風險,若系統需要重灌或者硬碟故障,那資料救援可是非常複雜的過程。

我們在與聲暉的合作從改善現有的收信流程開始,我們先協助聲暉將現有的voiced.org.tw網域與 Google APP 做結合,這樣聲暉對外就可以使用一組官方的信箱:voiced@voiced.org.tw,再來我們利用IMAP協定將Outlook與Gmail做同步,將舊的信件重新上傳至Gmail內方便搜尋與備份,最後我們協助聲暉將現有的智邦信箱、Hinet信箱,利用Gmail提供的POP3代收功能進行統一收發,從此之後聲暉可以自由地利用各種不同的信箱名義發送信件,也不會漏掉任何一封信件。

展望未來,聲暉目前正在努力學習利用Google文件所提供的表單功能進行線上文件的協作與表單製作,期待能夠透過網路讓資料彙整的流程更簡便。

座談最後陳力也談到時下社群網站經營的觀念,究竟社群網站要如何經營呢?讓我們繼續看下去。

NPO經驗分享:Gmail導入經驗分享@iNPO非營利組織數位應用講座 from Puncar on Vimeo.